Las finanzas universitarias se benefician de las TIC. Hace diez años la Universidad de las Américas Puebla (UDLAP) pasaba por una crisis financiera que la llevó a comenzar un proceso de transformación, incluso en lo tecnológico. El objetivo era claro: el uso de la tecnología debía apoyar la estabilización financiera de la institución.

Las finanzas universitarias se benefician de las TIC. En la UDLAP han ayudado a incrementar fuentes de ingresos así como a evitar la cartera vencida.
Fernando Thompson

El equipo TIC empezó por documentar todos los procedimientos, políticas y procesos de la universidad, para sistematizar todo lo que fuera posible. Asimismo, se homologaron los criterios y definiciones. Todo esto con el fin de que los procesos se ejecutaran de la misma manera, sin importar la rotación de personal, y que estos se traicionarán de manera transparente al área siguiente a la que se tenía que entregar.

El proceso consideraba la «información escolar hacia finanzas; de esa área hacia titulaciones; de ahí hacia mercadotecnia; y de esta hacia egresados. Se dedicó mucho tiempo a la documentación de los procesos y al mapeo del deber ser», comenta Fernando Thompson, director general de tecnologías de información.

Asimismo, se realizaron visitas para conocer mejores prácticas de instituciones de educación superior en Estados Unidos y Sudamérica. Con toda esa información y ejemplos, se tropicalizaron los modelos y se implementaron sistemas de ERP y CRM. Asimismo, se homologaron las bases de datos, se eliminaron los sistemas legados y se migró a una plataforma en línea.

Esto sin descuidar el factor humano, que incluyo la capacitación a los usuarios, fomentar el trabajo en equipo entre las áreas y desarrollar campañas de change management.

Tras ese primer esfuerzo, el equipo de tecnologías de información se abocó al análisis de los datos. —La universidad tiene un océano de información. Tenía muchísimos datos pero hace diez años no se contaba con los sistemas de información y análisis para poder tomar decisiones —explica Thompson.

Finanzas universitarias y TIC: analítica de datos

Thompson y su equipo levantaron los requerimientos de las direcciones de finanzas, académica, de mercadotecnia, de retención y de cultura. Después, los clasificaron en estratégicos o tácticos. A partir de los primeros, crearon un Comité de Informática conformado por representantes de 25 áreas diferentes. Este estableció las prioridades y el roadmap a seguir, específicamente el tipo de información que se tenía que entregar para tomar mejores decisiones. Esta información se construyó a partir de indicadores customizados para obtener los datos, saber de dónde y cómo se iban a extraer y cómo se iban a presentar.

La UDLAP es una organización sin fines de lucro, cuyos ingresos se reinvierten en su totalidad. También es de especial importancia buscar otras fuentes de financiamiento para solventar las becas que otorga, dado que el 50% de sus estudiantes recibe algún tipo de apoyo económico. Una de estas iniciativas es el sorteo que se realiza anualmente, al cual el departamento de tecnologías de la información ha aplicado analítica de datos para impulsarlo.

—Manejamos información acerca de dónde podemos colocar más boletos, cómo va la venta en línea de cada uno de los boletos que estamos generando y viendo qué es lo que le interesa a la gente para comprar. Además, resolviendo dudas de los posibles compradores y vendiendo los boletos en línea —señala Thompson.

Plataformas tecnológicas

El departamento TIC creó el canal TV UDLAP, el cual transmite los partidos de futbol americano y basquetbol de los Aztecas. Para hacerlo no solo autosustentable sino una nueva línea de generación de ingresos, se vendieron espacios publicitarios a empresas como Microsoft, Avaya y HP.

Hoy en día, el canal también funciona como vehículo de promoción de la institución, ya que le permite presentar su oferta académica e instalaciones a posibles estudiantes que residen en lugares donde la institución no es conocida.

Parte de la crisis financiera del 2008 incluía un problema importante de cartera vencida. La institución no contaba con la información sobre los adeudos de estudiantes. Asimismo, no se contaban con las herramientas para dar seguimiento en tiempo real al avance en el aprendizaje de sus alumnos.

Para resolver ambos problemas, se creó un sistema que aseguraba que los estudiantes estuviesen regularizados tanto en desarrollo académico como financieramente.

Hoy en día, los sistemas notifican a los alumnos que tienen retrasos en sus colegiaturas. Además, les da una cita para acordar un plan de pagos con el área administrativa. Este proceso redujo la cartera vencida a cero.

Si los alumnos tienen un problema académico, se les alerta no solo a ellos, sino también a los tutores, decanos y jefes de departamentos para asegurar que se encuentra una solución.