Con la pandemia del COVID-19, los hospitales enfrentan con un gran desafío para manejar una crisis de hacinamiento en los servicios de emergencia, unidades de hospitalización y UCI, falta de ventiladores, profesionales de la salud cansados y expuestos al riesgo, además de pacientes y parientes ansiosos por información.
Para colaborar con ideas y sugerencias, FOLKS —representante exclusivo y oficial de HIMSS Analytics para Latinoamérica— ha preparado una lista de tecnologías y estrategias digitales que las instituciones de salud pueden usar para manejar esta crisis. Todas ellas pueden ser implementadas en poco tiempo, algunas podrán usarse en ciertas instituciones, otros quizá no. Esta lista quiere ser un punto de partida inicial y al mismo tiempo dinámica.
1. Apoyo a la decisión clínica
1.1. Proporcione baterías/solicitaciones estándar para gestión del COVID-19
El equipo médico necesita agilidad. Al crear baterías (conjuntos de solicitaciones) que agilizan el pedido de exámenes y prescripción de medicamentos específicos para los sospechosos de tener COVID-19, los médicos obtendrán la mayor velocidad y adherirán a las recomendaciones institucionales. Esto reducirá la variabilidad no deseada en su comportamiento y, en consecuencia, en los resultados clínicos.
1.2. Configure alertas para la interacción entre drogas y el cuadro clínico del paciente
Algunos medicamentos o conductas no se recomiendan para casos de COVID-19. Las advertencias que alertan al médico sobre estas condiciones, en el momento de la solicitación, aumentan la seguridad del paciente y sus posibilidades de recuperación (por ejemplo: no solicitar ibuprofeno).
1.3. Proporcione un formulario como los criterios de transferencia para la UCI
Muchos pacientes con COVID-19 necesitarán de una cama de UCI y, debido al hacinamiento, es esencial crear criterios objetivos para la decisión de transferir un paciente con COVID-19 a la UCI o no. Desarrollar una evaluación con estos criterios (documento electrónico, modelo o evaluación), en conjunto con el sistema de soporte de decisiones, para ayudar y documentar la difícil toma de decisiones del médico.
1.4. Proporcione un mecanismo para facilitar la codificación del diagnóstico COVID-19
Se sabe que es difícil la codificación diagnóstica en registros médicos electrónicos. Para facilitar la inserción del CID de un paciente con COVID-19, el hospital debe desarrollar un formulario con un mecanismo para la inclusión rápida y simple del CID de un caso sospechoso o confirmado de COVID-19.
1.5. Proporcione una hoja de evaluación específica para COVID-19
Evaluar y documentar rápidamente un caso sospechoso de COVID-19 y, por lo tanto, la atención es crítica. Por lo tanto, el hospital debe proporcionar un informe de evaluación estructurado y específico para los casos de COVID-19, con un sistema de apoyo a la decisión adjunto, que permita un llenado rápido y documentación del caso, mientras que puede codificar lo diagnóstico del paciente y proporcionar conducta estándar para el caso. Este documento puede estar disponible para uso de los servicios emergencia, así como, para el registro de la evolución de los casos de COVID-19.
1.6. Identifique el paciente con diagnóstico COVID-19 en la Historia Clínica
Para aumentar los cuidados y atención al paciente, la HC debe identificar de manera clara y prominente que, en el caso especifico es de COVID-19. Esta alerta puede estar visible cuando se accede a la HC o mismo se pode considerar un protocolo de manejo clínico, de forma similar a un caso de sepsis o accidente cerebrovascular.
1.7. Proporcione material educativo en línea para profesionales de la salud
Sus profesionales de salud necesitan de una actualización rápida sobre el tema. Configure o menú de la HC para vincular automáticamente a páginas de los protocolos de cribado y tratamiento del Ministerio de Salud, además de otros sitios web y herramientas en línea de fuentes confiables. Esto acelerará la búsqueda de un médico sobre las últimas pautas de tratamiento, al tiempo que garantiza las mejores prácticas a favor o en contra de COVID-19.
1.8. Proporcione calculadoras automáticas de escalas e índices
Los profesionales de la salud deben evaluar los pacientes de acuerdo con parámetros en escalas, índices y puntajes establecidos internacionalmente, especialmente en la UCI. Para facilitar esto, configure el menú de la HC para que se vincule automáticamente a páginas con calculadoras de escalas e índices y/o desarrolle formas inteligentes para calcular los puntajes (Ej.: flexibilidad y resistencia pulmonar, relación PaO2 / FiO2).
1.9. Implemente un protocolo de altas
Los hospitales necesitan de aumentar lo número de camas disponible lo más breve posible para poder recibir más pacientes. Por lo tanto, la institución debe implementar o expandir el protocolo de altas, debidamente integrado en el registro médico electrónico para que sea más fácil identificar a los pacientes que pueden ser dados de alta y controlar los pasos para la liberación concreta de la cama.
2. Telemedicina
2.1. Utilice los servicios de telemedicina para la teleconsulta
La telemedicina puede ayudar de varias maneras, especialmente para la teleconsulta, en la que el médico puede consultar a un especialista para discutir un caso.
2.2. Monitoreo de casos sospechosos (no graves) de forma remota
Según el caso del paciente, se deben utilizar herramientas para la monitorización remota de casos sospechosos. Este monitoreo puede involucrar telemonitorización (recibir signos vitales de dispositivos portátiles) y teleconsultas periódicas con médicos y enfermeras.
2.3. Capacite los profesionales de la salud en telemedicina
Los profesionales de la salud, especialmente los médicos, deben poder utilizar las herramientas de telemedicina para ganar productividad y evitar pierda de tiempo. Además, deben tenerse en cuenta las limitaciones, tales como: no es posible escuchar a un paciente sin un equipo específico para esto.
2.4. Realice capacitación del equipo a través de la educación a distancia
Para evitar que los profesionales de la institución se vean expuestos a un mayor riesgo en la capacitación presencial, la mejor opción en este momento es llevar a cabo una capacitación a distancia y incluir pautas de prevención de contacto para casos sospechosos de COVID-19.
3. Sitio web, aplicaciones y servicio
3.1. Publique los tiempos de espera para atendimiento en los servicio de emergencia en el sitio web
Se debe orientar los pacientes que verifiquen los tiempos de espera del servicio de emergencia en el sitio web de la institución, evitando desplazamientos durante las horas pico, aumentando la capacidad recibir pacientes en seguridad.
3.2. Cree un hotsite con información sobre el COVID-19
Los pacientes buscan información confiable en Internet. El sitio web de un hospital de referencia debe contener información sobre COVID-19 en general, pero en particular debe informar qué está haciendo la institución para manejar los casos de COVID-19, así como qué tipo de atención se puede realizar.
3.3. Proporcione un formulario de evaluación en línea
Para reducir el número de pacientes en el servicio de emergencias, especialmente aquellos con influenza leve y otros casos que no necesitan atención médica y hospitalaria, la institución puede poner a disposición un formulario para realizar una evaluación en línea y guiar al paciente, de acuerdo con su condición clínica. Existen protocolos y recomendaciones del Ministerio de Salud que pueden ayudar con esta evaluación.
3.4. Proporcione un recurso para visitas en línea
El flujo de visitas al hospital también debe reducirse. Haga que los recursos de video o conferencias web estén disponibles para que los pacientes y sus familiares puedan chatear de forma remota.
3.5. Proporcione informes médicos online
Para reducir la cantidad de interacciones cara a cara, el hospital podría enviar boletines informativos sobre la condición clínica de los pacientes para el acceso exclusivo de los miembros registrados de su familia.
3.6. Amplíe canales de servicio a través de chatbots
El número de pacientes y contactos familiares también crecerá exponencialmente. Usar chatbots para el servicio al cliente a través de WhatsApp es una buena práctica para obtener información inicial y referencias. Muchas de estas herramientas ahora están disponibles en el modelo de nube como SaS.
4. Gestión de flujo
4.1. Proporcione paneles de gestión de ocupación
Los gerentes necesitan información en tiempo real sobre la tasa de ocupación general, servicio de urgencias y UCI, así como el número de pacientes que esperan camas en la UCI, entre otros indicadores. Es esencial que el hospital proporcione un panel de control simple, en línea y en tiempo real accesible a través de un Smartphone a este tipo de información.
4.2. Configure alertas por COVID-19 para laboratorio, farmacia y radiología
Un caso de COVID-19 debe tratarse tan rápido como un caso de sepsis. Por lo tanto, el sistema debe ser capaz de alertar al laboratorio y/o al equipo de radiología de que se debe realizar un examen prioritario en un caso sospechoso o confirmado de COVID-19; así como también el sistema debe alertar a la farmacia sobre el caso específico, evitando cualquier demora en la asistencia al paciente.
4.3. Configure una alerta de examen crítico
Los casos confirmados de COVID-19, a través de pruebas de laboratorio, deben considerarse como un “resultado crítico” y, por lo tanto, implementar una alerta en el registro médico electrónico para que, más rápidamente, se informe al equipo de asistencia.
5. Analíticos
5.1. Proporcione herramientas de analíticos predictivos y prescriptivos
El análisis de escenarios futuros será esencial para la gestión de crisis. Las herramientas de analíticos predictivos que realizan la planificación de la capacidad y la planificación del inventario serán esenciales para garantizar la disponibilidad de personal, camas y suministros.
5.2. Mapee, rastree y monitoree a los empleados que han tenido contacto
La institución debe desarrollar informes y tableros, basados en la información del registro médico electrónico, para identificar qué empleados tuvieron contacto con casos sospechosos y confirmados de COVID-19.
5.3. Analice de resultados clínicos en tiempo real
La institución debe analizar diariamente el número de casos hospitalizados, asignación de pacientes, consumo de recursos, pronóstico y anticipar las necesidades de camas y profesionales en los próximos días. Debe tener en cuenta la cantidad de profesionales que están fuera para ajustar el tamaño de los equipos. Para esto, la institución debe desarrollar informes y paneles en línea y disponibles para los gerentes.
5.4. Analice los pronósticos financieros
La institución debe hacer una proyección de sus indicadores con escenarios futuros de dos o tres meses, considerando el número de casos encontrados. Para hacer esto, debe utilizar herramientas de planificación de capacidad para anticipar el impacto financiero de la crisis en su institución. Hay una lista de herramientas en www.folks.la/covid-19.
6. Infraestructura
6.1. Solicite la expansión de su enlace a la Internet
La demanda será mucho mayor debido al uso intensivo de servicios externos (por ejemplo, sitios gubernamentales sobre COVID-19), acceso a sitios web con información para pacientes y profesionales, uso de herramientas de telemedicina y colaboración (por ejemplo, web conferencias de los profesionales que trabajan de casa).
6.2. Garantice la disponibilidad de los sistemas
¡Con una alta tasa de ocupación, el sistema no puede detenerse! Se debe llevar a cabo una revisión de los procesos de su centro de datos y service desk con urgencia, se deben fortalecer las políticas de seguridad de la información; copias de seguridad y contingencias revisadas y garantizadas.
6.3. Cree nuevos servidores para las conexiones remotas
Con el aumento en el número de empleados trabajando de casa, se deben crear nuevos servidores específicamente para esto, evitando así la sobrecarga y asegurando la disponibilidad.
7. Equipo
7.1. Refuerce los turnos y la prevención del personal de TIC
¡Si la infraestructura puede ser un problema, los sistemas también! El equipo de sistemas debe estar disponible para garantizar un soporte más avanzado.
7.2. Revise el horario de trabajo del turno 6/6
Para evitar el uso de áreas compartidas, como la cafetería, la institución podría establecer turnos de trabajo 6/6, intercalados con la oficina en casa para garantizar menos contacto y reducir las multitudes en los entornos cerrados de la institución.
7.3. ¡Suspenda las vacaciones durante la crisis del COVID-19!
Todo el equipo de TIC deberá estar disponible. A pesar de ser una medida difícil, el equipo debe centrarse en garantizar la disponibilidad de infraestructura y sistemas, al mismo tiempo que se continúan nuevos proyectos.
7.4. Desarrolle un manual para el service desk para configurar el acceso remoto
El equipo del service desk se desplegará intensamente para configurar VPN, escritorio remoto, conferencias por video o web, entre otras tecnologías que se utilizarán ampliamente. Para ganar productividad, TIC debe preparar un manual de pautas simples y objetivas para que los técnicos puedan satisfacer las demandas de estas llamadas.
8. Home office
8.1. Proporcione herramientas de facturación y auditoría remotas
Trabajar de casa es la mejor opción para reducir el desplazamiento de los empleados, así como permite evitar que los proveedores de servicios externos accedan a la institución, especialmente cuando el servicio se puede hacer de forma remota. En este sentido, es posible que todo el trabajo del sector de facturación y auditoría de cuentas (interno y externo) se pueda realizar de forma remota, especialmente si la institución ya tiene toda la información necesaria en formato digital o digitalizado. Si aún no lo tiene, es hora de escanear todo lo que necesita, permitiendo así que el proceso se realice de forma remota.
9. Seguridad de la información
9.1. Revise las políticas de seguridad de la información para acceso remoto
La institución necesita definir claramente qué perfiles pueden acceder de forma remota, asegurando el cumplimiento de los requisitos de seguridad, y estableciendo sanciones para los casos que se desvían de la conducta institucional. Incluso, junto con el equipo de TIC, el departamento de recursos humanos debe trabajar para proteger a la institución de cualquier reclamo laboral posterior.
9.2. Oriente al personal de la institución sobre las políticas y las prácticas de seguridad
Para evitar cualquier pánico innecesario, con la fuga de información clínica de los pacientes, revise sus políticas y asesore al equipo sobre las prácticas de seguridad de la información. ¡Ninguna información clínica con identificación del paciente por WhatsApp!
9.3. Use herramientas para garantizar el acceso remoto seguro
Con empleados trabajando de casa, varios de ellos accederán a los sistemas de forma remota. Por lo tanto, es esencial implementar herramientas que garanticen que la información esté segura y no se comparta de manera incorrecta (por ejemplo, para evitar que la información se guarde localmente). Las herramientas como VPN y escritorio virtual/remoto pueden ser una opción, siempre que sean realmente exclusivas para cada empleado, con inicio de sesión y contraseña específicos e individuales (¡sin inicios de sesión genéricos!). También el firewall debe estar configurado para este senario.
10. Limpieza de equipos informáticos
10.1. Aumente la limpieza de los equipos
Dado que el uso de computadoras, PDA, teléfonos inteligentes y otros equipos son mayoritariamente compartidos, es esencial elegir cubiertas protectoras esterilizables y/o aumentar la frecuencia de la limpieza. También se recomienda que haya un estricto control de este proceso, para garantizar que esta limpieza se realice al menos dos veces al día para todos los equipos.
10.2. Revise la política para capturar datos biométricos
Las superficies de contacto son excelentes vehículos para la propagación del virus corona. La autenticación biométrica por colecta de la digital debería ser repensada en este punto, quizás, cuando sea posible, reemplazada por reconocimiento facial.
11. Internet de las Cosas Médicas (IoMT)
11.1. Integre la recolección de signos vitales en la historia clínica
Con el hacinamiento de las UCI, es esencial reducir la carga de trabajo del equipo. Permitir que los signos vitales se registren automáticamente en el registro médico electrónico, con la debida validación de enfermería, puede simplificar el trabajo del equipo.
11.2. Use los wearables para ampliar el monitoreo
Los pacientes hospitalizados y aquellos que están siendo monitoreados remotamente en sus hogares, pueden ser monitorizados a distancia a través de dispositivos portátiles que pueden, entre otras cosas, enviar signos vitales a un centro que está monitoreando casos sospechosos.
