No pocas tareas administrativas y académicas en las universidades se pueden optimizar con la automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation o RPA). Hechos de la manera tradicional, muchos de los procesos en esas áreas son engorrosos y consumen tiempo y recursos que podrían aprovecharse mejor.
Al utilizar soluciones de software para realizar las tareas repetitivas, no sólo se reduce la tasa de errores, sino que se reduce el tiempo necesario para ejecutarlas. Además, se tiene la ventaja de que los procesos pueden continuar sin interrupción durante las 24 horas del día. Esto, a la larga, representa ahorros sustanciales en los costos de operación de las universidades.
Agilizar la administración
Entre las tareas específicas que se pueden mejorar con el uso de la RPA se encuentran:
●Registro de asistencias: Ya sea que se trate de labores en el campus o a distancia, en el entorno virtual, el registro de las horas de entrada y salida es imprescindible para los departamentos administrativos de todas las instituciones educativas, independientemente de su tamaño. Hacerlo con RPA ayuda a mantener un récord preciso en tiempo real. Ello ofrece ventajas como informes automatizados y actualizado en todo momento para el cálculo de los pagos de nómina.
En el caso de los estudiantes, por ejemplo, se les puede dar credenciales con chips RFID (identificación por radiofrecuencia). Así, se registra automáticamente cuando ingresan a las instalaciones en las que tomarán clases.
●Asignación de profesores: Una buena solución de RPA puede asignar automáticamente profesores a las clases. Para ello, utiliza el mapeo de horarios de clase y detalles de la disponibilidad de los docentes. A su vez, mediante aplicaciones para dispositivos móviles, éstos pueden acceder fácilmente a sus horarios en cualquier momento que lo consideren necesario y administrar sus tiempos con mayor eficiencia.
●Administración de juntas: Enviar notificaciones siempre es una tarea tediosa. Si se requiere revisar las confirmaciones puede serlo mucho más. Las soluciones de RPA pueden automatizar la administración de las reuniones. Para empezar, pueden mandar invitaciones con los archivos adjuntos necesarios a todos los participantes. También pueden enviar recordatorios y recabar las confirmaciones.
Eficiencia de la RPA
●Asistencia para las clases: El aprendizaje en línea implica muchas tareas de las que los profesores deben ocuparse. Entre otras, la gestión de la asistencia, la verificación y calificación de las tareas y el seguimiento del progreso del curso. Las herramientas de RPA tienen el poder y la eficacia de agilizar muchos de esos procesos. Con ello, los profesores tienen más tiempo disponible para atender directamente a los alumnos en vez de pasar horas en actividades repetitivas.
●Atención más eficiente: Responder a las consultas de los estudiantes generalmente involucra a un asesor. Si se utilizan herramientas de RPA como los chatbots con inteligencia artificial, se puede responder fácilmente a consultas sobre los cursos, las colegiaturas o los servicios ofrecidos. También se puede asesorar a los estudiantes, supervisar sus actividades y ayudarlos a optimizar su horario de clases, por ejemplo.
●Agilizar las inscripciones: El proceso de inscripciones es uno de los trabajos más agitados y que requieren más tiempo en las universidades. Implica recopilar y cotejar una gran cantidad de información, que se debe gestionar de la forma más eficaz posible. Ya sea para verificar que los formularios se llenen correctamente, validar los documentos o evaluar los criterios de elegibilidad, las herramientas de RPA pueden hacer que el proceso sea mucho más ágil y con un mínimo de errores.
