La impresión de documentos puede representar un gasto sustancial para cualquier universidad. Además, dado que las impresoras se encuentran conectadas a las redes universitarias, pueden convertirse en potenciales riesgos de ciberseguridad. Una buena manera de atajar estos dos problemas es mediante los servicios administrados de impresión.

De acuerdo con el estudio Print Security 2022, realizado por Quocirca —firma de investigación de mercados especializada en la impresión—, el 61% de los CIO señalan la dificultad de mantener la ciberseguridad en las impresoras. Por otra parte, el estudio detalla que el 70% planea mejorar la ciberseguridad de sus dispositivos en red en los próximos 12 meses.

Hacerlo pasa por emplear servicios administrados de impresión basados en la nube. Dichas soluciones incorporan tecnologías y software de seguridad, análisis y digitalización. Por ende, conllevan a una experiencia más fluida en plataformas físicas y digitales.

Ventajas de los servicios administrados de impresión

Los servicios administrados de impresión pueden ofrecer medidas de seguridad importantes. Por ejemplo, monitoreo remoto y evaluaciones de riesgo, fundamentales en la comprensión de las vulnerabilidades en el entorno de trabajo. Una de las opciones disponibles y utilizadas en universidades es la solución Connect Key, de Xerox. Dado su enfoque cloud-first, permite implementar políticas de confianza cero. Además, incluye herramientas de supervisión y servicios analíticos de lo que se imprime.

servicios administrados de impresión
Foto: cortesía de Xerox.

Los usuarios de la solución pueden reforzar de manera eficiente la ciberseguridad y controlar el uso de los consumibles:

●Los dispositivos se mantienen actualizados mediante supervisiones y reparaciones automáticas.

●Sólo aquellos usuarios autorizados pueden usar los equipos y se sabe con precisión qué imprimió.

●Los administradores pueden recibir una alerta cada vez que se impriman dados sensibles.

Un ejemplo de uso de la solución de servicios administrados de impresión es la Universidad del Distrito de Columbia (UDC), en Washington D.C. Este año, la institución redujo sus gastos de impresión en 82.96%, lo que le permitió destinar el dinero a otros rubros de su operación.

Además del ahorro logrado con los servicios administrados de impresión, la UDC puede brindar una mejor experiencia de usuario (UX) a los estudiantes. Ahora, éstos pueden mandar a imprimir documentos desde cualquier punto del campus en vez de hacer filas para usar las impresoras. Otro beneficio adicional para la universidad fue que su centro de reproducción ahora puede enfocarse en su propósito inicial: realizar trabajos de impresión a gran escala.