Las universidades se encuentran bajo presión constante para mantener sus presupuestos dentro de lo planeado. Dado el alto número de documentos en papel que aún se emplean en la educación superior, gestionar y optimizar los servicios de impresión contribuye a controlar los gastos. Ahora bien, ello implica visualizar de manera oportuna los datos de su desempeño para tomar las decisiones más adecuadas.

El software que se utiliza para los servicios de impresión a menudo se pasa por alto y se subutiliza. Sin embargo, genera un valioso conjunto de datos. Aprovecharlos, especialmente a nivel de usuario y departamento, puede contribuir al cumplimiento de las políticas de costos, eficiencia y ahorro de la organización.

«Al profundizar en los datos de la gestión de los servicios de impresión mejora la comprensión de los hábitos», asevera Luis Henrique Alves, gerente de marketing de Xerox Brasil.

Así, ver qué, cuándo e incluso quién imprime puede ayudar a identificar a los usuarios y departamentos que hacen un uso intensivo de documentos. Con ello, se puede reducir costos, mejorar la sostenibilidad, reforzar la seguridad y fomentar cambios en el comportamiento de los usuarios conforme sea necesario.

Según el informe Tendencias de la industria de la impresión, de Quocirca —firma de investigación de mercados especializada en la impresión—, mejorar la gestión de los servicios de impresión se mantendrá como una tendencia importante este año. Para ello, serán centrales las soluciones de servicios administrados de impresión (Managed Print Services, MPS). De hecho, señala que 36 % de las organizaciones afirma que ello es muy importante para sus iniciativas de digitalización.

Comprender los servicios de impresión

Es bien sabido que no se pueden tomar decisiones con base en información que no se puede comprender. Menos aún si no es visible. Las soluciones de Xerox pueden integrar datos de los principales gestores de servicios de impresión en una vista única de panel de control. Ofrecen visualizaciones claras e interactivas de forma rápida; con ellas es más fácil identificar, por ejemplo, los departamentos de mayor volumen de impresión, sus flujos de trabajo y los períodos pico.

Para ello es necesario examinar en profundidad los datos de impresión, escaneo y fax y convertirlos en información procesable. Las soluciones de Xerox pueden:

●Comprender el estado de los dispositivos (su disponibilidad, conectividad y número de tickets de servicio) para abordar los problemas.

●Identificar riesgos de seguridad e irregularidades de uso.

●Medir el cumplimiento de las políticas de impresión, seguridad o sostenibilidad existentes e implementar los cambios necesarios.

●Impulsar la productividad y reducir los costos. Puede identificar tendencias de uso, métricas de activos y oportunidades de mejoras de procesos por usuario, código de cuenta o departamento.

Es así que las aplicaciones de analítica de datos utilizadas en la gestión de los servicios de impresión permiten tener más control de la cantidad y los tipos de documentos impresos. De igual manera, ayudan a planear la adquisición de equipos y consumibles. También contribuyen a disminuir el consumo de energía y, en consecuencia, mejorar la protección al medio ambiente.