La transformación digital de la educación universitaria impulsa un acelerado crecimiento del volumen de los datos asociados con cada estudiante. Esto abarca información en múltiples áreas, desde sus datos personales hasta su expediente académico o los detalles financieros si goza de alguna beca. Para gestionar este caudal de datos existen herramientas como los sistemas de información estudiantil (Student Information Systems, SIS).
La utilidad de los sistemas de información estudiantil comienza desde el momento de la inscripción de los estudiantes. Dado que muchos incluyen catálogos de cursos, los estudiantes pueden explorar desde una interfaz cuáles están disponibles para ellos y matricularse en los elegidos. Así, al agilizar los procesos al inicio de cada periodo, se reduce la carga de trabajo para el personal administrativo de las universidades. Esto, por supuesto, mejora la eficiencia en toda la institución, ahorra tiempo y permite enfocarse en los casos donde es inevitable la intervención humana.
El uso de sistemas de información estudiantil permite ingresar una sola vez toda la información de cada alumno y dejarla disponible para cualquier interesado. Al ser repositorios centralizados de datos, eliminan la necesidad de buscar en múltiples sistemas o bases y agilizan el acceso a la información. Eso reduce la posibilidad de cometer errores.
En consecuencia, los profesores y administradores pueden dar fácilmente seguimiento puntual del desarrollo académico de los estudiantes. Por ende, los sistemas de información estudiantil facilitan la planificación y asesoramiento académico. Es decir, con un SIS los asesores pueden ayudar a los estudiantes a explorar mapas curriculares y tomar mejores decisiones sobre su futuro académico.
Modalidades de los sistemas de información estudiantil
Los sistemas de información estudiantil pueden incluir funciones para dar seguimiento de la asistencia de los estudiantes a clases. Eso proporciona información útil para identificar a los alumnos que pueden tener dificultades y brindarles ayuda para resolverlas.
Hoy existen tres modalidades principales de SIS, según dónde se ubique la solución:
●En las instalaciones. Esto significa instalar el software en los servidores de la universidad y mantener el sistema en la intranet. Su gestión requiere importantes recursos de TIC y experiencia, incluida la instalación, las actualizaciones y el mantenimiento.
●En la nube. La solución está alojada en un servidor remoto y se accede a ella mediante la Internet. Al ser una aplicación web, los usuarios puedan utilizarla desde cualquier ubicación conectada a la Internet. Esto es, no están forzados a usar la red interna universitaria. Esta modalidad puede ser práctica para las universidades que tienen instalaciones en varios campus no interconectados por una red propia.
●Software como servicio (SaaS). En los sistemas de información estudiantil entregados como SaaS se contrata a un proveedor externo que aloja y mantiene el software en una nube y las universidades sólo pagan por los servicios que utilizan. Por supuesto, esto implica que el mantenimiento y las actualizaciones de la solución son responsabilidad del proveedor.
