El uso del software como servicio (SaaS) en las universidades se ha venido afianzando con el paso de los años gracias a la creciente adopción de la nube. De hecho, el Saas es el servicio en nube que más utilizan las instituciones de educación superior, con el consiguiente impacto que esto tiene en la vida universitaria.
Las universidades pueden elegir desarrollar aplicaciones propias con el objetivo de controlar al detalle sus características y funcionalidades y ajustarlas a sus requerimientos particulares. Sin embargo, conforme pasa el tiempo, crece la complejidad de las actualizaciones y el mantenimiento necesarios, con el consiguiente aumento de los costos asociados.
Por su parte, entre los motivos para elegir SaaS para las universidades se cuentan las ventajas inherentes a los servicios en nube, como ya no tener que hacerse cargo de la compra, instalación y mantenimiento del hardware y el software, con el consiguiente ahorro en los costos y la facilidad de acceso. Eso resulta en que la universidad puede redirigir hacia sus tareas esenciales recursos (económicos y humanos) que de otra manera tendría que canalizar hacia su infraestructura de TIC.
Entre los beneficios particulares que el SaaS brinda a las universidades se cuentan las facilidades para brindar cursos en línea, montar salones virtuales y entregar a los estudiantes materiales educativos por vía electrónica. Además, las aplicaciones basadas en la nube reducen la necesidad de que las instituciones de educación superior destinen espacio y recursos físicos para el almacenamiento de su información. Adicionalmente, las universidades quedan liberadas de limitaciones geográficas al reclutar nuevos estudiantes, pues éstos pueden acceder a los recursos de la institución desde prácticamente cualquier lugar.
SaaS en universidades: ventajas
● Facilidad de uso: Al recurrir al SaaS, el proveedor se encarga de poner a punto todos los aspectos técnicos de la implementación, con lo que se reducen las complicaciones enfrentadas por los usuarios en la universidad. Por otra parte, al usar servicios in situ, el personal de TIC debe ocuparse de toda la puesta en línea, lo que puede resultar en lapsos más largos antes de que el sistema esté en funcionamiento.
● Movilidad y accesibilidad: Los archivos y programas en la nube están disponibles para acceso remoto en cualquier momento, a condición de tener acceso a una conexión de Internet. Por otra parte, cuando los archivos y programas están alojados en servidores de la universidad sólo están disponibles si el sistema está funcionando sin problemas.
● Escalabilidad: Al usar SaaS en las universidades, el espacio de almacenamiento disponible es ilimitado, lo que permite a los sistemas crecer conforme aumenta el número de usuarios sin que estos experimenten interrupciones en el servicio o en la eficiencia. En cambio, si las universidades dedican equipo al almacenamiento sólo pueden atender a un número limitado de usuarios. Cualquier incremento significa costos adicionales.
Integración y seguridad
● Integración con otros sistemas en la universidad: El proveedor de servicio se encarga de integrar todo el software en la nube usado por la universidad de acuerdo con los requerimientos de la institución. En cambio, si los sistemas son desarrollados e implementados por la universidad, es su personal de TIC quien debe estar al corriente y conocer a fondo el software que se utiliza no sólo en su plantel, sino en los demás campi de la institución.
● Mantenimiento y actualizaciones: Al contratar SaaS, el mantenimiento del hardware y las actualizaciones del software están incluidos en el costo de la licencia, lo que garantiza el servicio sin interrupciones. Por otra parte, si la universidad está a cargo de sus propios recursos, el personal de TIC debe ocuparse del mantenimiento cotidiano del equipo físico, así como de programar y ejecutar las actualizaciones.
● Seguridad: Con SaaS todas las amenazas y las actualizaciones para contrarrestarlas son monitoreadas e instaladas de manera constante por el proveedor. En cambio, con las aplicaciones propias el equipo de TIC de la universidad debe hacerse cargo; si hay intermitencias en el monitoreo, pueden incrementarse las vulnerabilidades.
