En un mundo cada vez más digital, muchas organizaciones aún manejan grandes cantidades de papel, aunque dichos procesos son engorrosos, propensos a errores y se corre el riesgo de perder o archivar incorrectamente la información. No pocas empresas se resisten a adoptar soluciones de digitalización de documentos pensando que serían demasiado costosas o complicadas.
Las empresas del sector salud requieren de un software de manejo y tratamiento de datos para extraer de forma automática la información, añadirle metadatos y ordenarla en carpetas con función de búsqueda. Con ese fin, Xerox trabajó con una reconocida farmacéutica con presencia mundial en un proyecto de digitalización de documentos a razón de más de 5 millones de imágenes por año. El 5% de ellos estaban engrapados y contenían gráficos complejos de capturar. Además, el reto era aún más difícil debido a la humedad en algunos papeles, lo cual complicaba el proceso de digitalización de documentos.
El manejo de información delicada y confidencial es uno de los pilares más importantes a la hora de trabajar en sectores especializados. En el caso de las empresas de salud, esto cobra relevancia específica por los estrictos procesos de homologación y confidencialidad que requieren los archivos.
Ahorros sustanciales en la digitalización de documentos
Para poner manos a la obra —explica Saúl García, gerente de distribución en Estados Unidos y ventas en Latinoamérica de Xerox— se utilizaron tres escáneres W130. Son capaces de ejecutar un ciclo de trabajo de 100,000 páginas por día, con una velocidad de escaneo de hasta 130 ppm. Pueden recibir cargas de hasta 500 hojas y procesar documentos que van desde tarjetas rígidas hasta papeles de tamaño A3. Inclusive, pueden servir para la digitalización de documentos largos, como tiras continuas con una longitud de casi 6 metros (236 pulgadas).
Los equipos tienen la certificación Visioneer Capture para digitalizar documentos sin límite y sin cargos adicionales. En cambio, escáneres de otras marcas penalizan con un cargo adicional cuando se digitalizan más documentos de lo preestablecido. Eso a la farmacéutica le representa un ahorro anual de más del 50% comparado con el costo de la operación que tenían anteriormente.
En cuanto a software, el W130 está equipado con la plataforma de software inteligente Visioneer, que incluye una aplicación que permite establecer con un solo botón la configuración del escaneo, los formatos, la calidad de la imagen, los nombres y los destinos de los archivos.
Completar la digitalización de documentos de la farmacéutica tomó 36 meses (se escanearon 15 millones de páginas). El trabajo estuvo a cargo de tres personas, cuya labor se facilitó con el uso de joggers, máquinas vibradoras y aireadoras que alinean y eliminan la estática y la humedad de las hojas a escanear. Con ello se garantizó la correcta digitalización y tratamiento de la información.
