Los servicios de salud implican la generación y el manejo de numerosos documentos, ya sea impresos o digitales. Gestionarlos implica una carga de trabajo importante para el personal administrativo. De hecho, es una fuente importante de estrés, de acuerdo con la Organización Mundial de la Salud (OMS). El resultado es que muchos empleados presentan agotamiento, negatividad e ineficacia en sus tareas. Hay herramientas de TIC que pueden ayudar a mejorar este estado de cosas. Entre ellas se cuentan los sistemas de gestión de contenido empresarial (Enterprise Content Management, ECM).
Un sistema de gestión de contenido empresarial contribuye a integrar con facilidad documentos e información proveniente de fuentes distintas. Puede funcionar como un conector de contenido para aplicaciones y programas no del todo compatibles entre sí.
Por ejemplo, si se implementa la captura inteligente de datos reduce el tiempo necesario para escanear y enviar documentos. Aun más, un sistema de gestión de contenido empresarial puede integrarlos en una base de consulta consolidada, lo cual agiliza el seguimiento y la verificación de documentos. Con un sistema ECM es posible que todo el personal involucrado en la atención de los pacientes los consulten prácticamente en tiempo real.
Lo anterior cobra importancia conforme se extiende el uso del expediente clínico electrónico (ECE). Dado que existen diversas soluciones con variados niveles de sofisticación, no es inusual que surjan incompatibilidades entre ellas. La gestión de contenido empresarial puede cerrar esas brechas y mejorar la accesibilidad.
Automatizar la gestión de contenido empresarial
Dado que un sistema ECM ofrece acceso a los documentos mediante una interfaz única, los usuarios pueden revisar los contenidos mediante hipervínculos internos. Eso evita que deban pasar de una aplicación a otra para encontrar la información que necesitan. Por ejemplo, los médicos pueden leer documentos escaneados anexos al ECE mientras la información está disponible para que otros la vean y procesen.
Ahora bien, lograr que un sistema de gestión de contenido empresarial sea verdaderamente útil para por escuchar a lo usuarios. De hecho, es necesaria su retroalimentación para identificar cuáles son los problemas que entorpecen los flujos de trabajo. Determinar cuáles tareas manuales pueden automatizarse contribuye a agilizar dichos flujos, mejorar la atención de los pacientes y disminuir el estrés del personal. Inclusive, pueden rediseñarse los flujos para optimizarlos aún más con la ayuda del sistema ECM.
La implementación de un sistema gestión de contenido empresarial no puede ocurrir de un día a otro. Simplemente, no es posible cambiar de tajo la manera de trabajar, sino que debe hacerse gradualmente, con retroalimentación y evaluación constantes. Así, al monitorear y valorar la eficacia de los cambios, se facilita su adopción por parte del personal y la tecnología se convierte una aliada, no en otro factor de estrés.
