Corría el año 2008 y Fernando Thompson de la Rosa se integraba como director general de tecnologías de información de la Universidad de las Américas Puebla (UDLAP). Su rol como CIO en una institución de educación superior y el de su equipo estaban muy acotados. —Cuando llegué, básicamente administrábamos los servicios que ofrecía el área de tecnologías de información a las áreas académica y administrativa —comenta Thompson. Esto incluía el centro de cómputo, los servicios de correo electrónico, el software académico para los estudiantes, las salas y laboratorios distribuidos dentro del campus y el sistema de inscripciones funcionarán correctamente.

El rol del CIO y el área de tecnologías de información dentro de la UDLAP se ha transformado radicalmente. Hoy en día, juega un papel estratégico que genera una ventaja competitiva a la institución. ¿Cómo se dio ese cambio? Principalmente a través de la alineación de los productos y servicios del área TIC con los tres objetivos estratégicos de la universidad.

Rol del CIO en educación superior: alinear tecnología y objetivos

El rol del CIO en educación superior puede prevenir la deserción estudiantil, facilitar el monitoreo del progreso académico e incrementar la visibilidad.
Fernando Thompson de la Rosa

Tener más estudiantes, de mejor nivel académico, provenientes de la república mexicana y del extranjero: Esto se logra principalmente a través de la promoción en redes sociales. Éstas son por excelencia el mejor canal para mostrar la oferta académica y las facilidades del campus. También se creó una página que muestra las bondades de la UDLAP de manera atractiva y se creó un canal de IP TV para transmitir los partidos de los equipos deportivos de la universidad, donde se publicitaba la oferta académica y se mostraba el campus. Esto permitió incrementar la visibilidad entre los posibles estudiantes.

Reducir la deserción escolar: Gracias a los sistemas de analítica de datos, el personal académico puede evaluar el progreso de cada estudiante, si entra a clases y qué instalaciones del campus utiliza: —Podemos saber si tienen temas académicas o cuestiones psicológicas y coadyuvamos a que los tutores tengan esa información para actuar más rápidamente —comenta Thompson.

Retroalimentación oportuna

Los profesores reciben retroalimentación en tiempo real de cómo debe llevar su curso, qué ajustes debe hacer, a quién darle más atención o qué tareas debe dejar. Asimismo, desarrollaron internamente aplicaciones donde el profesor puede realizar dinámicas de trabajo colaborativo o individual: —Antes un profesor no se daba cuenta si un estudiante había entendido o no hasta que hacía un examen o veía sus trabajos —añade—. Ahora puede darse cuenta quién entendió y quién no.

Dar seguimiento a los egresados: Para la institución es importante agregar valor no sólo a sus alumnos al momento de cursar la carrera, sino también una vez que se han graduado. Al ingresar a la universidad, todos alumnos reciben una cuenta de correo electrónico personalizada junto un disco virtual de varios terabytes de capacidad. Ahí almacenan todos sus trabajos y exámenes realizados. El acceso al mismo continúa una vez que se han graduado.

Este repositorio le sirve a la universidad para tener resultados de aprendizaje y saber cómo ha evolucionado la vida académica de cada estudiante.

Además del acceso al disco virtual, los exalumnos también tienen acceso a productos y servicios tecnológicos a un precio especial. Esto se da gracias a los acuerdos con diferentes proveedores de tecnología.

Rol del CIO: recomendaciones para llevarlo al siguiente nivel

Thompson considera que hay cuatro elementos fundamentales para que un CIO transforme su rol en una institución de educación superior.

Conocer la operación de la institución: —Parte del rol de CIO en la educación superior es convertirse en experto número uno en la operación de su universidad. Tiene que conocer las tareas de incorporación, académicas, de operación y las actividades extracurriculares —sugiere Thompson. Sólo conociendo cabalmente los desafíos de una universidad, es que se pueden crear soluciones efectivas.

Ganarse la confianza: Es imprescindible estar cerca no sólo de los rectores y vicerrectores o directores de facultades. También lo es mantener una relación cercana con profesores emblemáticos y estudiantes para conocer sus necesidades.

Como resultado de la confianza generada por Thompson con el cuerpo estudiantil, sabía de la frustración que estos tenían con la conectividad de la institución, a lo cual encontró una solución. —Hoy, tenemos 13 gigabytes de ancho de banda para nuestros 9,800 alumnos. Esto hace que tengamos una de las tasas más altas de América Latina de entrega de ancho de banda por estudiante. En cada salón de clases, en cada dormitorio y en cada laboratorio tenemos un punto de acceso que le entrega alta velocidad a los estudiantes —explica.

Consolidar equipos: rol del CIO en la educación superior

Generar alianzas y trabajar en equipo: Esto implica no sólo la relación con los líderes de la universidad, sino también con proveedores externos.

Ejemplo de ello es el Consejo Consultivo de Innovación y Tecnologías de la Información, conformado por los directivos de las principales empresas de tecnología, tales como Lenovo, Apple, Dell, Telcel, Microsoft y Maxcom. Este grupo se reúne anualmente para revisar y dar retroalimentación al plan maestro tecnológico. Tras esa reunión, el plan es ajustado y presentado al rector y vicerrectores. No sólo eso, estos directivos ofrecen insights sobre tendencias futuras que sirven a la universidad para afinar inclusive sus planes académicos.

Tener al mejor equipo: —Es imprescindible contratar a gente más inteligente que tú —afirma Thompson. De esta manera, se podrán generar resultados extraordinarios.