La generación de datos en la educación superior ha aumentado debido a las clases a distancia, la colaboración remota y la proliferación de TIC. Aunque existen numerosos proveedores que brindan el servicio de almacenamiento de datos, muchas universidades usan, al menos en parte, los ofrecidos por Microsoft.

Sin embargo, hoy es crucial tener una buena gestión y un gobierno de datos eficaces en torno este servicio. La causa: la firma anunció un profundo cambio en la oferta de almacenamiento para los planes educativos de Microsoft 365. En concreto, pasará de ofrecer almacenamiento ilimitado a proporcionar 100 TB de almacenamiento gratuito en OneDrive, SharePoint y Exchange para todos los inquilinos educativos.

¿Qué hacer para controlar los costos de este almacenamiento de datos?

●Identificar usuarios, grupos y sitios inactivos para limpiarlos o eliminarlos. Así se libera espacio consumido sin propósito.

●Localizar las instancias huérfanas de OneDrive y borrarlas. Muchas suelen pertenecer a graduados, jubilados y exempleados que ya no forman parte de la universidad.

●Actualizar las licencias al almacenamiento de usuario a la capacidad adecuada. Esto incide de manera directa en el presupuesto de las universidades.

●Utilizar guías y flujos de trabajo automatizados para respaldar la implementación de nuevas políticas de almacenamiento de datos.

●Monitorear la frecuencia con la que se accede a los sitios de SharePoint para determinar cuáles podrían archivarse. Aquellos que permanecen sin utilizar no dejan, sin embargo, de consumir espacio de almacenamiento de datos. Existen herramientas que proveen la visibilidad necesaria para decidir cuáles archivar sin problemas.

●Crear inquilinos virtuales y otorgarles permisos granulares. Las herramientas de control de los permisos de inquilinos ayudan a mantener bajo control los gastos de almacenamiento de datos.

●Aplicar políticas con gobernanza automatizada para reducir costos. Con una supervisión constante y una gobernanza automatizada se pueden evitar gastos inesperados.

●Actualizar y aplicar las políticas de almacenamiento de Exchange para estudiantes, profesores, personal, exalumnos y jubilados. Deben mantenerse al corriente con las políticas de almacenamiento de datos de Microsoft.

●Identificar y eliminar los buzones de correo no utilizados de antiguos estudiantes y empleados.