Los sistemas de CRM en las universidades pueden ser muy útiles. Si bien las herramientas de administración de las relaciones con los clientes (Customer Relationship Management) pueden parecer, a primera vista, ajenos a la vida universitaria, en realidad no lo son. De hecho, se puede considerar que los estudiantes son los clientes de cualquier universidad.

Aunque este enfoque puede ser visto mercantilista o de mal gusto por los más tradicionalistas, en los hechos las universidades se han transformado en organizaciones enfocadas en ofrecer las mejores soluciones para las necesidades de sus alumnos. Y no sólo las educativas, sino todas aquellas relacionadas con su estancia en la institución.

Los sistemas CRM permiten optimizar la manera en que las universidades atienden a nuevos prospectos, los acompañan durante el proceso de matriculación y se comunican con ellos a lo largo de su vida universitaria. A través de la interacción con los estudiantes, los CRM permiten recolectar información que luego les permite mejorar sus procesos y el uso de los recursos de la institución.

En suma, se puede pensar en esta herramienta como parte de una estrategia de negocio entre cuyos objetivos se cuenta la incrementar la rentabilidad de la universidad al tiempo que mejora la satisfacción de los estudiantes al centrar los procesos en torno a sus necesidades.

Aspectos clave de los sistemas CRM usados en las universidades son la interfaz, que debe ser fácil de usar, y la conectividad, la cual debe ser posible desde cualquier tipo de dispositivo, tanto dentro como fuera del campus.

CRM en universidades: algunos beneficios

Entre los beneficios concretos que los CRM brindan a las universidades, se puede mencionar:

● Facilita el manejo y la resolución de preguntas comunes, tanto de aspirantes como de estudiantes.

● Ayuda en la promoción y control de los eventos escolares.

● Reduce el papeleo y agiliza los procesos de evaluación de los aspirantes y de admisión a la universidad.

● Controla el pago de colegiaturas. Si un alumno se atrasa, puede enviarle automáticamente recordatorios personalizados.

● La información recopilada sirve para alimentar las herramientas de IA utilizadas para la analítica de datos. Esto puede tener múltiples aplicaciones, desde evaluar qué tan exitoso es un curso hasta determinar cuáles estrategias de promoción o difusión de campañas funcionan mejor y por qué.

● Facilita la integración de las diversas plataformas informáticas, redes sociales y sitios web de la universidad que utilizan los estudiantes.

● Se pueden emitir con facilidad avisos personalizados para mantener a los alumnos al tanto de fechas importantes, como los periodos de exámenes o de inscripciones.

Por supuesto, al elegir un sistema CRM las universidades deben evaluar con cuidado entre las numerosas opciones que hay en el mercado. La posibilidad de adaptarlo a la medida para cubrir las necesidades específicas de la institución es uno de los criterios más importantes a tener en cuenta. Los sistemas que se componen de módulos individuales suelen ser los más adecuados, por la facilidad de usar solamente las características útiles para cada universidad en particular.