Los ERP son útiles para las universidades. En uso desde hace años en el mundo empresarial, si bien la mayoría de los Enterprise Resource Planning (sistemas de planificación de recursos empresariales) se dirigen a la educación 12K, también opciones diseñadas para optimizar el funcionamiento de una institución de educación superior.
Las ventajas de un ERP derivan de su capacidad de concentrar y sistematizar la información de los estudiantes, los profesores y todo el personal de la universidad. Esto permite gestionar actividades y procesos como, por ejemplo, la estructuración del calendario de clases y los horarios de las asignaturas o la disponibilidad de salones, talleres y laboratorios. También los programas académicos, la evaluación del personal docente, el historial académico de los alumnos, la gestión financiera y contable, las tareas de mantenimiento y hasta los cursos en línea son susceptibles de ser administrados desde un ERP.
Hay dos opciones básicas para instalar un ERP orientado a las universidades: en los servidores de la institución educativa o en la nube. La primera requiere de personal dedicado a su manejo y mantenimiento, el cual incluye las actualizaciones de software. La segunda opción presenta las ventajas de la nube, como la escalabilidad, la flexibilidad y la tranquilidad de que las actualizaciones corren por cuenta del prestador del servicio.
Entre los factores que contribuyen a la rentabilidad de esos sistemas se cuenta la eliminación de archivos y documentos impresos: al ser digital, la documentación no ocupa espacio físico y se puede conservar con varias copias de seguridad.
Otro punto importante es la existencia de versiones open source gratuitas de ERP que pueden ser usadas por universidades. Aunque no dejan de existir costos añadidos —como la capacitación del personal y la particularización del software—, el no tener que pagar licencias abate en mucho el desembolso.
ERP para universidades: dos ejemplos
● Considerado como uno de los ERP open source más completos disponibles, el Odoo ERP es un software que a través de módulos ofrece una gran variedad de servicios y funcionalidades. Muchas de estos módulos son de uso general, aunque también los hay específicos para determinados tipos de empresas. Inclusive, existen módulos diseñados especialmente para ciertas verticales, como el sector salud y el sector educativo.
Al momento de instalar el software es posible seleccionar solamente aquellos módulos de servicios que se requieran, así como los específicos para la vertical, en este caso el del sector educativo.
● Una opción de ERP de paga diseñado para el uso de universidades es Unit4 Student Management. Codificado desde cero para funcionar en nube, incorpora, entre otras cosas, un CRM concebido específicamente para la educación superior. Con él, es posible mantener canales de comunicación automáticamente ajustados al perfil de cada alumno. También automatiza el proceso de ingreso, desde la etapa prospectiva hasta la matriculación.
Este ERP incluye herramientas analíticas manejadas desde tableros de usuario completamente personalizables. Incluye módulos para cada aspecto de la vida universitaria: admisiones, finanzas, facturación, para programas académicos, vida del estudiante, servicios del campus, business analytics y administrador de sistemas.
