La creciente presencia de las TIC en la educación universitaria trae consigo un enorme volumen de datos que aumenta sin parar. Eso plantea importantes desafíos para las organizaciones educativas, que deben gestionarlos de la mejor manera posible y en concordancia con las leyes aplicables. Sin embargo, la tarea no es fácil. Garantizar el resguardo, accesibilidad y utilidad de los datos pasa por organizarlos en almacenes de datos eficientes y confiables.
Los datos que recopilan las universidades son tanto estructurados como no estructurados. Sin embargo, suelen ser almacenados por igual en silos mantenidos por cada área; eso impide que puedan aprovecharse en una plataforma integrada. En consecuencia, cuando se quiere consultarlos, las dificultades se hacen evidentes.
Por otra parte, dado que cada vez más instituciones echan mano de herramientas de analítica predictiva para la toma de decisiones, concentrar y gestionar la información en buen almacenes de datos se vuelve imperativo.
Ahora bien, pese a lo anterior en muchas universidades persisten los silos. Se debe, sobre todo, a que gestionan los datos en sistemas descentralizados y obsoletos. Además, es frecuente que el costo de invertir en almacenes de datos y sus correspondientes herramientas se vea como algo superfluo o postergable. Por otra parte, no es raro que el personal carezca del entrenamiento necesario para trabajar eficazmente con los almacenes de datos.
Aprovechar los datos
En consonancia con lo anterior, cuando existen políticas de datos, éstas suelen establecer que cada departamento es propietario de ellos. Por ende, la calidad de dichos datos suele ser apenas la necesaria para cubrir las necesidades inmediatas del departamento. No se toma en cuenta que podrían ser útiles para análisis ulteriores, con alcances más amplios.
Sin embargo, para aprovechar los datos no basta con trasladarlos a almacenes de datos centralizados. Es un buen primero paso, pero insuficiente. En última instancia, se requiere transformar la cultura institucional. Esto es, que los datos se consideren —y se traten— como activos de la universidad como institución y no exclusivos de cada departamento. En otras palabras, que los datos sirvan para implementar una buena inteligencia empresarial.
Ahora bien, para ello se debe crear una plataforma integrada, eficaz y segura, capaz de generar los análisis y reportes necesarios. Por supuesto, la mejor ruta para conseguir lo anterior es inherente a las necesidades y características de cada universidad. Sin embargo, hay algunos puntos generales útiles para la conversión de una institución tradicional a una impulsada por datos.
Buenas prácticas para los almacenes de datos
●Crear un equipo especializado. Se debe designar personal que se dedique de tiempo completo y con las herramientas adecuadas para sacar los datos de los sistemas aislados y concentrarlos en los almacenes de datos.
●Seleccionar los datos a trasladar al almacén. En lugar de moverlos todos a la vez (una tarea ardua y prolongada), es mejor concentrarse en aquellos que cubren mejor las necesidades estratégicas de la universidad.
●Establecer una gobernanza adecuada. Es frecuente que la gobernanza de datos en vigor sea limitada. Esto es porque suele considerarse que el principal activo de las universidades son los sistemas y no los datos en sí. Éstos no sólo deben ser vistos como un activo, sino que se debe establecer los tipos clave de datos y quiénes serán sus administradores; ellos tendrán la responsabilidad de diseñar las políticas de calidad, seguridad, privacidad y gestión que deberán regir dichos datos al llevarlos a un almacén.
●Adquirir los sistemas correctos. Las nuevas soluciones en la nube tienen más capacidad para recolectar datos que los sistemas locales. Además, ofrecen mejor integración de los datos y un soporte más amplio para los procesos empresariales y la elaboración de informes y análisis operativos.
●Capacitar a los usuarios. Para aprovechar realmente los almacenes de datos, los usuarios deben saber no sólo dónde acceder a ellos, sino que deben recibir capacitación para explorar al máximo las herramientas disponibles y cuáles son las mejores prácticas para hacerlo.