Las soluciones de gestión de activos de software (Software Asset Management, SAM) ayudan a evitar la asignación innecesaria de licencias. Administrar de manera granular su adquisición y uso puede significar ahorros importantes para las universidades. Para implementar una buena gestión de activos de software se debe tener información precisa. Entre otros puntos, se deben considerar los siguiente:
●A cuáles aplicaciones y dispositivos tiene acceso cada usuario.
●Cómo las utilizan.
●Averiguar si hay activos específicos que no se usan y por qué.
●Encontrar si existen usuarios no autorizados.
●Detectar las licencias innecesarias.
●Determinar si existen aplicaciones alternativas a mejor precio.
Perfiles precisos
Las herramientas de gestión de activos de software brindan datos completos de descubrimiento, medición de aplicaciones e informes de uso. Además, señalan áreas de riesgo potencial dentro del entorno de TIC de las universidades.
Dichas herramientas tienen la capacidad de exponer el uso de aplicaciones específicas dentro de un paquete con licencia. A menudo ocurre que las universidades estandarizan un sólo paquete de aplicaciones para todos los usuarios por igual. Ahora bien, al analizar datos de medición y uso es posible perfilar a los usuarios y asignarles licencias según lo que necesiten.
Un ejemplo muy común es el uso de la suite Office 365. La mayoría de los usuarios requerirán solamente aplicaciones básicas basadas en la web, como Word, Excel y Outlook. A ellas se puede sumar la integración con servicios en la nube, como OneDrive y Teams. Ahora bien, otros usuarios necesitarán acceso a otras aplicaciones, con las consiguientes licencias. Mediante una solución de gestión de activos de software es posible determinar exactamente las licencias adecuadas para cada estudiante, docente y empleado.
Pertinencia de la gestión de activos de software
El beneficio no se limita, por supuesto, a dicha suite. Cada carrera tiene distintas necesidades de software. Inclusive, cada estudiante puede tener requerimientos muy particulares de acuerdo con las materias que curse en cada periodo. En consecuencia, sus necesidades de acceso y uso a las herramientas informáticas puede variar, incluso drásticamente, de un periodo a otro. En vez de asignar para todo el conjunto de alumnos el mismo paquete de licencias, conviene individualizarlas mediante la gestión de activos de software.
Otro punto que ese tipo de soluciones permite mantener bajo control es el impacto financiero que tienen los cambios en los términos de las licencias. Cada cierto tiempo, los proveedores realizan ajustes en sus licencias. Algunos pueden tener poca trascendencia, pero otros pueden afectar significativamente el presupuesto de las universidades. Mediante la gestión de activos de software es posible preverlos y planear en consecuencia.
Por otra parte, existen auditorías realizadas por los proveedores para verificar que sus clientes no se infrinjan las licencias contratadas. Debido a ello es importante que los departamentos de TIC de las universidades puedan saber en todo momento, con fiabilidad, el uso de cada recurso y la pertinencia de conservarlo. Por supuesto, también es relevante detectar y eliminar usuarios que no tienen motivos válidos para utilizar las aplicaciones.
