El uso de Software as a Service en universidades se incrementó con la mudanza a la educación a distancia, que implicó un mayor uso de la nube para habilitar muchas de las aplicaciones utilizadas en la enseñanza en línea. El modelo de SaaS tiene ya años en funcionamiento en múltiples negocios y se han superado problemas de antaño, como la confiabilidad de la nube empleada y la capacidad de almacenar los datos de manera segura. Ahora es común que el SaaS se utilice para tareas críticas, lo mismo en finanzas que en recursos humanos, por ejemplo. Sin embargo, conforme se extiende la adopción del Software as a Service en universidades hay consideraciones que no conviene perder de vista.
El primer punto a tomar en cuenta es la capacidad y experiencia de los vendedores del servicio con respecto a la nube que utilizan. Si bien tiempo atrás lo usual era que mantuvieran sus propios centros de datos, ahora hospedan sus aplicaciones en alguna de las grandes nubes públicas. Así tienen la capacidad de brindar escalabilidad, disponibilidad y recuperación de desastres para sus productos.
Lo anterior implica en ocasiones que deben modificar la arquitectura de sus aplicaciones, lo cual puede impactar en su rendimiento. Ahora bien, esto no es un problema para las grandes firmas de SaaS como Salesforce, Workday o Zendesk, pero con los proveedores más pequeños puede dar lugar a problemas.
Opciones y personalizaciones
Cuando se recurre al Software as a Service en universidades se debe elegir entre tres opciones de uso de las aplicaciones (o una combinación de ellas):
●Uso de aplicaciones sin modificaciones ni particularizaciones de ningún tipo. Sólo se tiene acceso a las características y funcionalidades disponibles para todos los usuarios.
●Capacidad de configurar hasta cierto punto las aplicaciones, para adaptarlas de manera más precisa a las necesidades de la universidad.
●Posibilidad de modificar extensamente las aplicaciones ofrecidas o inclusive desarrollar las propias montadas en el mismo servicio.
La primera opción permite tomar ventaja por completo de una de las características más atractivas de utilizar Software as a Service en universidades: las actualizaciones, parches de seguridad y mantenimiento en general de las aplicaciones es responsabilidad completa del proveedor. En cambio, mientras más modificaciones sufra el software contratado, mayor será la responsabilidad de las instituciones educativas en lo que se refiere al mantenimiento.
Por otra parte, las plataformas más robustas de SaaS suelen ofrecer personalizaciones listas para instalarse en las aplicaciones, a la manera de complementos (o plug-ins). Esto amplia sus capacidades sin necesidad de que las universidades tengan que hacer modificaciones por su cuenta.
Integración y protección de datos
La implementación de Software as a Service en universidades implica la necesidad de integrar a la plataforma aplicaciones y programas preexistentes en las redes universitarias. Entre los más importantes se cuentan los sistemas de administración de identidades y acceso (IAM). Conocer en detalle cuánto tomará incorporarles y configurar las aplicaciones de SaaS evitará que haya demoras innecesarias.
En el mismo tenor, para asegurar una integración sin problemas se deben tener bien definidos los mecanismos de integración de datos en las aplicaciones SaaS. Ya sea que se trate de cargarlos por única vez o de un intercambio continuo, no basta con saber que se utilizará una API. Resulta menester que haya completa claridad sobre lo que se requiere para acceder a la API de manera segura y escalable y obtener un buen desempeño.
Al utilizar Software as a Service en universidades habrá recolección de metadatos por parte del proveedor. Ello es inherente a la operación misma de las aplicaciones, pues proveen métricas importantes para monitorear su desempeño. Eso permite optimizar su confiabilidad, escalabilidad y relación costo-beneficio. Sin embargo, es necesario tener claridad absoluta sobre el detalle de los metadatos y el uso específico que se les dará.
Entrenamiento para usar Software as a Service en universidades
También es relevante conocer en detalles las prácticas de protección de los datos por parte del proveedor. Por ejemplo, la frecuencia con que se realizan los respaldos, los pasos a seguir para efectuar una restauración a partir de ellos y cuánto tiempo tomará hacerlo.
De igual forma, los responsables de TIC deben estar familiarizados con los canales de comunicación con los vendedores cuando surgen problemas con la plataforma. Si bien los mayores proveedores suelen tener incluso sitios dedicados a estos menesteres, podría no ser el caso con los más pequeños. Lo mismo aplica cuando suceden filtraciones de datos. ¿Qué tan rápido lo notifica el proveedor a sus clientes? Además es vital conocer los mecanismos disponibles para que las universidades puedan asegurarse de que el proveedor cumpla con sus compromisos cuando se trata de recuperación de desastres, disponibilidad y seguridad de los datos.
Por último, pero no menos importante, es asegurar el entrenamiento necesario para el uso exitoso de las aplicaciones de Software as a Service en universidades. Asegurarse de que los usuarios sepan cómo utilizarlas evita que se sientan frustrados con ellas y facilita su aceptación, al tiempo que permite sacarles el mayor provecho posible.
