El uso del software como servicio o Software-as-a-Service (SaaS) en las universidades va en aumento. Esto significativo ahora que proliferan los dispositivos conectados a las redes universitarias —tanto de alumnos, como de administrativos y profesores. Aunado a lo anterior, el modelo de licencias a perpetuidad ha sido reemplazado por la entrega de las soluciones como servicio bajo suscripción. Esto tiene ya un impacto muy importante en todas las verticales de negocios y la educación universitaria no es la excepción.

El Software-as-a-Service facilita la operación de las universidades bajo el modelo de clases híbridas. Con las soluciones y la infraestructura adecuadas, pueden montar sin complicaciones salones virtuales y ofrecer cursos en línea. Además, pueden facilitar a los estudiantes la descarga de materiales educativos desde la nube. También reduce la necesidad de mantener todos los centros de datos dentro de los campus. Por supuesto, las aplicaciones de Software-as-a-Service contribuyen a eliminar limitaciones geográficas y los estudiantes pueden acceder a los recursos universitarios desde prácticamente cualquier lugar.

Transformación del mercado de software

De acuerdo con el informe Predicts 2022: SaaS Dominates Software Contracting by 2026 — and So Do Risks, elaborado por Gartner, en algunas áreas, como CRM y gestión de capital humano (HCM), el mercado ya es principalmente Software-as-a-Service. El documento prevé que en 2026 la mayoría de las empresas recurrirá al SaaS, frente al 41 % que lo hizo en 2020.

Al comienzo de la evolución hacia el Software-as-a-Service, los usuarios obtuvieron importantes descuentos y ventajas. Accedían a nuevas funciones más rápido y experimentaban menos complejidad en términos de implementación, mantenimiento y soporte. Ahora, con más poder, los proveedores pueden establecer precios, dictar términos y decirles a los clientes que acepten o abandonen sus ofertas.

La rentabilidad de las licencias perpetuas de software es relativamente baja (en comparación con Software-as-a-Service). Gartner predice que, para 2025, la mayoría de los 20 principales proveedores ofrecerán principalmente suscripciones de SaaS, con costos al menos 35% mayores.

El futuro del Software-as-a-Service

Actualmente, las negociaciones al momento de la renovación ya son una batalla para muchas áreas y se intensificará con el modelo de SaaS y las suscripciones. El estudio predice que los fabricantes de software exigirán a sus clientes que renueven o, por el contrario, pierdan los datos y el entorno. Por ello, las organizaciones deberán pensar en estrategias alternativas para lograr acuerdos competitivos.

Es importante desarrollar un plan de negocios, identificando cuales compras de productos o servicios deben anticiparse y cual proveedor se elegirá y cuándo. Al momento de renovar las licencias de software, se debe negociar más allá del acuerdo actual y según las necesidades futuras de las universidades.

De acuerdo con Gartner, hay algunos puntos clave en las futuras negociaciones con los fabricantes de software:

●Tener comprensión de las estrategias de comercialización de los fabricantes.

●Contar con una visibilidad total de los gastos actuales y planes de negocios de las empresas.

●Empezar a prepararse para las renovaciones de contratos con antelación. Es trascendental tener claridad de los requisitos entre 12 y 24 meses antes del vencimiento del contrato. Así, las universidades podrán valorar mejor las posibilidades de cambiar o no de proveedor de software.