En estos tiempos de transformación digital, todas las empresas —incluidas, claro está, las universidades— enfrentan importantes desafíos para aumentar su productividad y rentabilidad. La migración al uso de software en la nube puede traer beneficios tangibles en aspectos como la privacidad de los datos y la reducción de costos.

El software en la nube se ha convertido en la mejor opción para todas las empresas que, sin importar su tamaño y sector, quieran implementar iniciativas de trabajo remoto, reducir sus costos y darle continuidad a sus negocios. Según la consultora Gartner, el Software-as-a-Service (SaaS) es un factor clave para la transformación. De hecho, señala que más del 87% de las compañías en el mundo aceleraron sus estrategias de migración a la nube en 2021.

En el caso de las empresas, el software en la nube sigue el mismo modelo de un servicio público. Los usuarios sólo deben tener un equipo con acceso a la Internet para acceder a las herramientas que necesitan para realizar sus actividades. La empresa no debe tener centros de datos ni servidores para almacenar las aplicaciones. Sólo paga por el número de personas que efectivamente las usaron.

«Migrar a la nube representa ventajas competitivas. Van desde el cambio profundo en la forma de adquirir el software o la reducción en equipos internos de soporte para TIC, hasta la posibilidad de que el trabajador acceda a los recursos cuando y donde los necesite. Estas soluciones además potencian la productividad, la seguridad de la información y la disponibilidad, de forma directa», explica Vijay Sundaram, director de estrategia global de Zoho.

Beneficios de usar software en la nube

De acuerdo con Sundaram, al utilizar estas herramientas existen beneficios claros. Entre otros:

●Flexibilidad y ahorro: Las empresas ya no deben realizar grandes inversiones en adquirir paquetes de software que, en muchos casos, se desaprovechan. Sólo pagan por el número de usuarios o aplicaciones que necesitan. Si deben ampliar su nómina para atender una temporada, simplemente pagan por las licencias adicionales, por el tiempo que piensan utilizarlas.

●Alta disponibilidad: Los usuarios pueden utilizar el software en la nube desde que se adquiere, sin requerir instalaciones por parte del equipo de soporte. El empleado simplemente ingresa a las aplicaciones desde cualquier navegador web, ya sea en una computadora o un teléfono inteligente. Además, siempre tiene acceso a las versiones más recientes, sin detener sus actividades para hacer actualizaciones ni realizar pagos extra.

●Colaboración real: Los equipos de trabajo pueden laborar sobre los mismos documentos o archivos, incluso si están en localidades —o países— distintos. Ello reduce los reprocesos y permite llevar un historial detallado de los aportes de cada persona. Las soluciones más avanzadas integran y unifican funcionalidades para mejorar la comunicación. Por ejemplo, desde un archivo de texto es posible comenzar reuniones por chat o videoconferencia rápidamente para acelerar su realización.

Agilidad, ciberseguridad y privacidad

●Inteligencia artificial: En el caso de Zoho, todo su ecosistema de software en la nube utiliza un motor de IA propio, llamado Zia. Entre otras funciones, permite crear información contextual para identificar oportunidades, mejorar las comunicaciones con los clientes y automatizar las funciones repetitivas fácilmente. Así, las empresas elevan la productividad y reducen las posibilidades de fallos, sin invertir en soluciones adicionales.

●Seguridad y privacidad: Los prestadores de servicios en la nube destinan grandes recursos para garantizar la seguridad de los datos de sus usuarios. Para ello, cuentan con equipos que monitorean la red en busca de amenazas. Asimismo, cuentan con enormes centros de datos redundantes para evitar la pérdida de información ante desastres naturales.

En suma, la migración a la nube no solo ayuda a que cualquier compañía sea más competitiva en el mercado. También brinda a los departamentos de TIC más agilidad para dar mejor servicio a los usuarios. Además, reduce costos y alinea el negocio para responder rápidamente a los cambios en el mercado.