El uso de la nube para las comunicaciones ya es cosa de todos los días. Lo mismo para hacer una llamada telefónica, participar en una videoconferencia o intercambiar mensajes por chat. Integrar todas estas posibilidades —y más— aumenta la eficiencia. Es lo que hacen las soluciones de comunicaciones unificadas como servicio (Unified Communications as a Service, UCaaS). Por ejemplo, un usuario puede tener un solo número para voz, video y mensajes de texto. Dicho número se comparte en todos sus dispositivos, ya sea en un teléfono de escritorio, móvil o computadora portátil.

Las UCaaS son soluciones útiles para navegar en un entorno de TIC cada vez más complejo de manejar y financiar. En el caso de las universidades pueden ofrecer servicios integrados de comunicación educativa basados en la nube, respaldados por personal capacitado. Desde el punto de vista de negocio tienen ventajas, como precios mensuales predecibles y capacidad de escalabilidad para campus físicos o virtuales.

Las herramientas básicas que componen una solución UCaaS son:

○Conferencias (web/audio/video).

○Mensajería (correo de voz/correo electrónico).

○Telefonía en la nube.

○Integración de aplicaciones (por ejemplo, con una solución gestión de relaciones con los clientes o CRM).

Herramientas integradas

●Conferencias: Con una solución UCaaS, las reuniones y las videoconferencias se realizan de manera rápida y eficiente. Además, se puede asignar y realizar seguimiento de tareas o compartir documentos. Con ello, se convierten en sesiones de resolución de problemas.

●Mensajería: A veces, todo lo que necesita es enviar un mensaje rápido a alguien para hacer una pregunta o recibir comentarios. Eso permite ahorrar tiempo y evita hacer llamadas inútiles: es decir, incrementar la eficiencia.

●Telefonía en la nube: A veces se piensa en una solución UCaaS como un sistema de telefonía en la nube. En realidad, no es sólo un PBX tradicional. Se trata de un conjunto integrado que incluye funciones de voz empaquetadas con acceso a la red y servicios de larga distancia. Eso significa una sola factura para todos los servicios.

●Integración de aplicaciones: La posibilidad de integrar otras aplicaciones ya en uso en los campus facilita la administración para el departamento de TIC. Además, evita duplicar gastos y abre la posibilidad de añadir servicios conforme crezcan las necesidades de la universidad.

Por ejemplo, puede ocurrir que dos campus quieran programar una videollamada pero tengan distintos sistemas con diferentes capacidades. No hay garantías de que la conexión sea exitosa. Si surgen contratiempos técnicos con el equipo de video, depende de los usuarios averiguar qué salió mal y dónde. Con una solución UCaaS los problemas de incompatibilidad desaparecen, pues se utiliza una plataforma para conectar a los usuarios dentro de su organización.

Puntos al elegir una solución UCaaS

Hay múltiples ofertas de UCaaS en el mercado. Una de ellas es Avaya Spaces, que admite reuniones desde cualquier parte del mundo. Las conferencias y mensajes fáciles de usar permiten la conexión en diferentes zonas horarias y ubicaciones para maximizar la eficiencia. Para reuniones grandes, la aplicación admite más de 1,000 participantes al tiempo que proporciona funciones de seguridad de primera línea.

Esto es importante en un entorno en que persistirán las actividades remotas, tanto laborales como educativas. De hecho, de acuerdo con una investigación de Gartner, más del 80% de las organizaciones planean permitir que sus empleados trabajen de forma remota incluso después de la pandemia.

Ahora bien, al elegir a un proveedor de UCaaS hay que tener en cuenta algunos aspectos esenciales:

●La implementación es clave. Debe facilitar el tránsito hacia la nube con una oferta de servicios de clase mundial.

●Es necesario que el proveedor que pueda seguir creciendo y tenga adaptabilidad. Así podrá satisfacer las necesidades futuras de comunicación para todos los usuarios de la solución.

●Debe tener suficientes disponibilidad y capacidad para el soporte.

●Es importante que la solución UCaaS elegida no implique desechar aplicaciones ya en uso, sino que pueda integrarlas.

●La usabilidad y la experiencia del usuario (UX) son muy relevantes. Las interfaces intuitivas son las mejores, pues facilitan acceder a las funciones. Ello favorece que todos, independientemente de su estilo de trabajo, estén mejor dispuestos al utilizar la solución UCaaS.