Se esperan recortes significativos en los presupuestos generales de ventas y administración de todos los negocios. Una encuesta reciente de Gartner a 317 directores de finanzas (CFO) en todo el mundo reveló que 62% planean reducir sus gastos generales y administrativos este año debido a las pérdidas financieras causadas por la crisis del coronavirus. De este total, 18% de los CFO planean reducir los presupuestos en todas las categorías en al menos un 10%.

¿Cómo reducir los gastos de la mejor manera? El mantenimiento y soporte de sistemas corporativos, por ejemplo, consume una parte sustancial del presupuesto de TIC. Es un gasto que merece toda la atención y el análisis de los CFO en este momento, en busca de alternativas con un mejor costo-beneficio.

Entre las alternativas para reducir el gasto en mantenimiento de TIC se encuentra el soporte independiente, reporta Gartner en su informe Predicts 2020: Negotiate Software and Cloud Contracts to Manage Marketplace Growth and Reduce Legacy Costs. De acuerdo con este estudio, el analista destaca: «Un beneficio importante del soporte independiente es que permite a los clientes ahorros (de al menos 50% en costos) para financiar proyectos de transformación digital».

El soporte independiente es una alternativa al soporte proporcionado por el fabricante de TIC; éste suele agotar los recursos y obstaculiza las inversiones en innovación y transformación empresarial. Ese gasto es dinero que está literalmente “oculto” en el departamento de TIC y que muchos directores financieros desconocen. Ahorrarlo es una economía extremadamente racional y no trae ningún daño a los negocios, por el contrario, trae ventajas competitivas.

Soporte independiente: alternativa eficaz

El soporte de software corporativo representa alrededor del 0.4% del presupuesto para gastos generales y administrativos, de acuerdo con una encuesta realizada por Rimini Street en su base de más de 2,000 clientes en todo el mundo. Es decir, si una empresa tiene gastos generales y administrativos de 1,000 millones de dólares, el soporte de software en el contrato con el fabricante de TIC consumirá 4 millones de dólares anuales.

Resulta que, además de estos 4 millones de dólares en el contrato de soporte, la compañía gasta una cantidad equivalente (otros 4 millones de dólares) en actualizaciones impuestas por el fabricante. Estas buscan mantener la personalización del sistema y la localización o tropicalización con actualizaciones fiscales y regulatorias.

Con un soporte independiente, además de un ahorro del 50% en el valor del contrato, la compañía puede dejar de gastar en todos los demás elementos agregados al considerar el mantenimiento del software.

En otras palabras, en el ejemplo de ese cliente que tiene 1,000 millones de dólares en gastos de venta, se generan ahorros de 6 millones de dólares al año. Al cabo de 5 años, se ahorrarán 30 millones de dólares que se pueden transformar en inversiones para prioridades comerciales.

Los CFO deben trabajar en línea con sus CIO para acceder a la matriz de gastos del área y analizar cómo pueden optimizar los recursos de TIC. El fin es profundizar en los contratos de suministro de servicios, cuestionar a los fabricantes tradicionales y descubrir alternativas rentables con socios nicho.

Más que nunca, este momento requiere que los líderes tengan valentía y coraje para abandonar el statu quo. Los directores financieros deben reinventar sus decisiones pensando también en la postcrisis y la reanudación de los negocios.