La transformación digital de las universidades eleva las expectativas de los alumnos con respecto a los beneficios de las TIC en su educación. Esperan tener experiencias personalizadas que faciliten su aprendizaje y les permita tener mejores resultados. Para las organizaciones, eso implica administrar un flujo importante de información sobre cada estudiante. Hasta ahora, lo más habitual para hacerlo era utilizar algún sistema de información estudiantil (SIS). Sin embargo, ahora otro tipo de solución con mayor alcance: el sistema de gestión estudiantil (Student Management System, SMS).
Aunque muchas veces ambos nombres se utilizan como sinónimos, no lo son. Un SMS implica un enfoque más amplio y proactivo. Esto es, aunque se basa en los SIS, busca conectar mejor los diversos sistemas universitarios. El propósito es optimizar el manejo de la información y brindar mejores experiencias a los usuarios.
Un sistema de gestión estudiantil es una plataforma diseñada específicamente para seguir paso a paso el ciclo de vida del estudiante. Para ello, integra herramientas que facilitan para la participación, el monitoreo en tiempo real y el apoyo proactivo a los estudiantes.
Un SMS optimiza diversas tareas como la matriculación y registro de estudiantes; centraliza el almacenamiento de los perfiles estudiantiles; agiliza la calendarización de cursos; da seguimiento a las calificaciones y el progreso de cada estudiante; permite automatizar la gestión de becas, y produce informes de cumplimiento y acreditación cd cada alumno.
Entre las ventajas de un sistema de gestión estudiantil se cuenta su capacidad de analizar de manera exhaustiva desempeño de cada alumno. Al integrar toda la información proporciona la agilidad, la visibilidad y las capacidades necesarias para diseñar las mejores estrategias para mantener a los estudiantes encaminados hacia resultados positivos.
Funciones de un sistema de gestión estudiantil
Entre las principales funciones de un SMS se cuentan:
●Mejorar la eficiencia administrativa. Reduce los procesos manuales al automatizar flujos de trabajo y unificar los datos de los alumnos.
●Fomentar la participación estudiantil. Gracias a sus herramientas de comunicación integradas, los portales de autoservicio y las notificaciones personalizadas, mantiene a los estudiantes informados. Eso a su vez resulta en un mayor compromiso de éstos con su vida universitaria.
●Facilita las decisiones basadas en datos. Al concentrar los datos sobre los alumnos, permite que los docentes y asesores puedan comprender información clave y usarla para mejorar sus estrategias educativas.
Ahora bien, para explotar al máximo las posibilidades de un sistema de gestión estudiantil, se deben tener en cuenta aspectos específicos. Entre otras cosas, las soluciones deben ser flexibles y configurables para cumplir con las políticas y programas institucionales.
Por supuesto, conviene que estén basadas en la nube bajo el esquema Software-as-a-Service (SaaS) para asegurar su actualización fortalecer su ciberseguridad. Y por último, pero no por ello menos importante, deben ser capaces de integrar otras soluciones ya en uso en los campus. Destacan las herramientas de analítica de datos como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y los de gestión de aprendizaje (LMS).
