Emplear un sistema SRM (Student Relationship Management) o de Gestión de la Relación con el Estudiante tiene ventajas prácticas para las universidades, pues consiguen simplificar y automatizar los procesos académicos y administrativos. Aunque muchas emplean algún CRM(Customer Relationship Management), las necesidades particulares de las instituciones educativas no suelen quedar completamente cubiertas con estas herramientas. Es por ello que algunas organizaciones ya buscan una solución especializada.

Los CRM utilizados en la institución de educación superior pueden dedicarse a la gestión de procesos académicos (inscripciones, calificaciones, asignación de aulas, entre otros), pero no siempre permiten automatizar y sincronizar otros procesos, como la asesoría académica, para mejorar la experiencia de los estudiantes (UX), reducir las tasas de deserción y optimizar la eficiencia organizacional. Por su parte, un SRM permite utilizar la información que las universidades recopilan sobre sus estudiantes para encontrar maneras de contribuir a su éxito académico a lo largo de su vida escolar, desde el momento en que se interesan por inscribirse a la universidad hasta que se gradúan.

Los sistemas SRM son comparativamente nuevos y se encuentran en sus etapas iniciales en la educación superior. De hecho, no se puede considerar que exista en el mercado un producto listo para usarse sin que medie un trabajo de particularización para cada universidad. Esto queda más en relieve si se toma en cuenta que cada institución tiene maneras diferentes de gestionar la información.

Se puede decir que una universidad tiene en este momento tres opciones para implementar un sistema SRM: buscar un proveedor que la desarrolle específicamente la institución; adaptar una solución CRM existente o bien, buscar algunas de las opciones disponibles comercialmente específicamente adaptadas para la educación superior a partir de un CRM, como Edchemy o Steams Online.

Beneficios de utilizar un SRM

Entre los principales beneficios que los sistemas SRM brindan a las universidades pueden contarse:

●Automatización de las inscripciones: Gestionar la información de los cientos o miles de estudiantes que se inscriben al inicio de cada ciclo escolar es una tarea que consume mucho tiempo. Con un SRM la mayor parte del proceso puede automatizarse, con lo que resulta más rápido y sencillo, tanto para la institución como para los estudiantes.

●Procesar pagos: Un SRM puede procesar en segundos los pagos realizados por cada estudiante, ya sea en cajas físicamente o en línea, con la ventaja de puede emitir comprobantes fiscales de manera inmediata.

●Dar seguimiento al desempeño académico: Se puede monitorear con detalle su desempeño académico, desde controlar la frecuencia con la que asisten a clases hasta verificar con unos cuantos clics qué cursos ha tomado y las calificaciones obtenidas.

●Mejorar la administración académica: La gestión de las materias impartidas suele tener múltiples participantes involucrados, entre maestros y trabajadores administrativos. Un sistema SRM permite coordinar con facilidad todos los aspectos, como los horarios de las clases y la asignación de salones y laboratorios.

●Reducción de costos: Esto se debe no sólo al ahorro de tiempo para ejecutar múltiples procesos académicos y administrativos, sino en el ahorro de papel, pues muchos de dichos procesos pueden realizarse en línea.