Las universidades son cada vez más dirigidas por datos. No sólo deben encontrar las mejores opciones de almacenamiento y procesamiento; también deben presentarlos de la manera que resulte más útil a cada departamento universitario. En muchas ocasiones el problema no es recopilar los datos, sino convertirlos en conocimiento útil para las universidades, que permita tomar decisiones informadas. Para dicho propósito una de las mejores alternativas es el uso de dashboards, también llamados paneles o tableros de control.

Los dashboards son herramientas analíticas que presentan de forma gráfica la información de valor extraída de los datos. Para ello, se hacen uso de indicadores clave de desempeño o Key Performance Indicators (KPI), los cuales deben medir eventos cuantitativos, es decir, contables.

Usar dashboards tiene ventajas importantes que agilizan las decisiones. Dada la claridad con la que presentan y comparan datos es fácil visualizar información que de otra manera quedaría sepultada en los números. Esto es, a condición de que los KPI estén bien definidos.

De hecho, pueden presentar la información en tiempo real. Esto último resulta particularmente útil en momentos en los que la información fluye en gran cantidad, como en la etapa de inscripciones a cada periodo. La presentación gráfica y la facilidad para realizar ajustes y comparaciones se traducen en un gran ahorro de tiempo y esfuerzo, pues se automatiza lo que antes consumía largas horas de trabajo a mano.

Con los dashboards es posible ver informes detallados o modificar el estilo en el que son presentados. Algunas soluciones incluyen opciones que permiten profundizar en determinada información y modificar la manera de interrelacionar los datos. Esta flexibilidad permite que cada departamento reciba la información de la manera precisa en que la necesita.

Evitar silos de datos

Con frecuencia, cada departamentos universitario recurre a soluciones hechas por sus funcionarios a partir de hojas de cálculo o, en el mejor de los casos, características de herramientas especializadas, como los sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) o del aprendizaje (LMS). Sin embargo, esto conduce con facilidad a silos de datos. Ocurre porque, lejos de almacenarlos en un repositorio central, como un lago de datos. De esa manera, no son visibles las interrelaciones entre conjuntos de datos de los que podría extraerse conocimiento útil para toda la universidad.

En cambio, cuando los datos son procesados y presentados mediante dashboards es posible dar seguimiento al desempeño de cada área universitaria y al conjunto completo. También permite analizar los KPI de manera continua y ver su evolución en el tiempo.

Buenas prácticas con los dashboards

Ahora bien, para sacarle partido a los dashboards se requiere tener en cuenta algunas prácticas:

●Asegurar la fiabilidad de los datos: Aunque los provenientes de fuentes institucionales suelen estar sujetos a políticas de gobernanza estricta, no necesariamente ocurre así con los de proveniencia externa como, por ejemplo, algún proveedor de servicios. En tales casos hay que buscar la manera de alinear las políticas del servicio de los proveedores para que cumplan con los estándares mínimos.

●Organizar los datos de manera adecuada: La información presentada en los dashboards debe responder a las preguntas esenciales de cada departamento universitario. Éstas pueden agruparse en algunas categorías esenciales: desempeño estudiantil (qué tanto aprovechan los cursos cada uno de los estudiantes); eficacia pedagógica (qué tan adecuados son los cursos en cada materia); datos demográficos (cómo se compone la comunidad universitaria), y la percepción que tienen alumnos (y sus familias) de la universidad.

●Personalizar la información: Las gráficas y los análisis que presentan los dashboards deben adecuarse para cada audiencia en particular. No es lo mismo presentar el análisis de la eficiencia de los cursos a los profesores que los imparten que a los directivos. Cada grupo necesita recibir la información de manera que pueda convertirla en acciones concretas a su alcance. Presentarla de una manera genérica podría no ser tan útil para conseguirlo.

Quizás una de las principales ventajas de los dashboards es que permiten abordar la información de cada área de una manera comprensible. Es decir, “escuchar” las historias que cuentan los datos, lo cual facilita encontrar soluciones a los problemas conforme se presentan.